Dans l’exercice des missions qui leur sont attribuées, les employés d’une entreprise peuvent être amenés à utiliser leurs propres moyens de déplacement. On parle alors des indemnités kilométriques que les entreprises sont tenues de rembourser à l’employé dans le cas d’espèce. Cependant, le bénéfice des indemnités kilométriques n’est pas lié au titre de l’employé.
Que ce soit l’employé subalterne, le dirigeant, le personnel de gestion, etc. tous sont en droit de se faire rembourser les frais liés à leur déplacement dans le cadre du travail. Toutefois, la gestion du remboursement des frais liés aux déplacements des salariés nécessite un certain nombre de règles et de principes qu’il est primordial d’encadrer. Cela permet de comprendre la notion d’indemnité kilométrique et la méthode pour la gérer.
En quoi consistent les indemnités kilométriques ?
Lorsqu’on parle d’indemnité kilométrique, il s’agit des dépenses effectuées par une entreprise et des avantages dont bénéficient les salariés de l’entreprise. De façon générale, les indemnités kilométriques représentent les frais payés par l’entreprise à ses salariés pour rembourser les frais relatifs à l’usage de leur véhicule personnel dans le cadre des activités professionnelles. Encore appelés « frais kilométriques », les frais de déplacement sont déductibles des impôts de la société.
Bon à savoir : les remboursements d’indemnités kilométriques sont exempts de cotisations sociales. Toutefois, le bénéfice de ces avantages est subordonné à la présentation des justificatifs des différents engagés. Par ailleurs, le salarié qui perçoit les indemnités kilométriques ne devra pas payer un impôt sur le revenu avec considération des indemnités.
Notez que les frais kilométriques ne visent que l’utilisation d’un véhicule personnel dans l’accomplissement des missions professionnelles. De façon précise, les frais kilométriques tiennent compte des déplacements professionnels relatifs : aux rencontres d’affaires, aux courses pour l’achat de produits à usage professionnel, aux représentations de la société à une activité en externe, etc.
La gestion des indemnités kilométriques : comment ça marche ?
La gestion des frais kilométriques au niveau des structures de petite taille est plus facile surtout si les déplacements ne sont pas réguliers. Dans le cas d’espèce, le suivi du montant des indemnités kilométriques peut se faire à l’aide des tableaux Excel. Néanmoins, les responsables doivent veiller aux détails afin de maitriser les distances réelles effectuées.
En revanche, si vous avez une entreprise ayant un flux intense de déplacement lié aux activités professionnelles, il vous faudra un logiciel qui convient à votre cas. Le logiciel permet de calculer les indemnités kilométriques et tient compte des barèmes de remboursement. L’avantage avec un tel outil est qu’il vous permet de visualiser la distance réelle parcourue, de faire la déduction de la distance domicile-travail et de procéder à l’enregistrement des trajets favoris.
Le paiement des indemnités kilométriques répond à des critères bien définis :
- Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise ;
- Le salarié doit justifier les frais de déplacement ;
- L’indemnité ne peut s’appliquer que lorsque le trajet est supérieur à 50 km et que la destination est éloignée de plus de 1 h 30 en transports en commun.
En résumé, les entreprises ont l’obligation de rembourser les indemnités kilométriques à leurs salariés suivant les normes requises. Pour une bonne gestion, il est possible de se faire accompagner par des professionnels de la gestion des frais.
