Feuilles de calcul et graphiques : comment éviter la fatigue

Les tableurs sont l’outil idéal du professionnel. Feuille de calcul, liste de suivi, graphique… ces outils permettent de tout faire, que ce soit pour suivre l’évolution des indicateurs de la grande multinationale, ou lister les achats de matière première d’un artisan. Enfin, ça, c’est la théorie ! En réalité, les tableurs causent autant de soucis qu’ils n’apportent de solution et sont souvent des motifs de stress et de frustration. Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquents que l’on rencontre avec les feuilles de calcul, et des idées pour éviter la grosse fatigue.

Le tableau Excel illisible

Votre collègue vous a bien envoyé toutes les données dont vous avez besoin pour terminer votre rapport, mais elles sont assemblées dans une feuille de calcul à l’esthétique douteuse. Colonnes trop petites, absence d’en-tête, liens qui ne fonctionnent pas… Pour éviter d’avoir à tout refaire, ou de vous fâcher avec votre collègue en lui demandant de tout refaire, voici quelques conseils simples pour améliorer un tableau en quelques clics :

• La fonction « Wrap Text », qui permet d’afficher le texte d’une cellule sur plusieurs lignes
• Le changement de couleur d’une ligne sur deux, pour une lecture simplifiée

Pour aller un peu plus loin, vous pouvez aussi consulter cette vidéo qui vous aide à rendre un tableau agréable à lire en 8 étapes.

La feuille de calcul au format PDF

Cette fois-ci, votre collègue a parfaitement travaillé la présentation de son tableau, qui est agréable et simple à consulter. Petite ombre au tableau tout de même : celui-ci est au format PDF ! Impossible de copier les données, encore moins de changer une formule… Ce document est inutilisable. Plutôt que de recommencer une nouvelle feuille de calcul qui vous prendrait des heures, il est conseillé de se familiariser avec cet outil d’Adobe, qui permet de modifier facilement le format d’un fichier, et de transformer votre PDF en document Excel. Un gain de temps considérable qui permet un travail plus efficace.

La formule qui ne fonctionne pas

Cela arrive à tout le monde : la belle formule que l’on copie-colle dans tout le tableau en se réjouissant à l’avance d’obtenir le résultat souhaité, tout cela pour voir apparaître un # ERREUR annonciateur de plusieurs heures de travail pour trouver le problème. Pour que cela ne vous arrive plus, ou en tout cas moins, vous pouvez :

• Vérifier la langue de votre version d’Excel, qui peut expliquer pourquoi votre simple =SOMME () ne fonctionne pas comme prévu.
• Vérifier vos parenthèses, qui peuvent être la cause de résultats erronés si elles sont mal placées.
• Vérifier que la formule utilisée est bien correcte. Êtes-vous sûr que votre VLOOKUP (ou RECHERCHEV) est bien paramétré ?

On sait bien que votre formule est parfaite et que c’est Excel qui ne fonctionne pas comme il faut… Mais vérifiez quand même, juste au cas où.

Les tableaux partagés en lecture seulement

Les feuilles de calcul partagées facilitent le travail en équipe et permettent à tout le monde d’avoir des données actualisées. Un avantage certain, mais qui vient avec un inconvénient de taille : vous ne pouvez pas le modifier si quelqu’un travaille déjà dessus. Vous souhaitez rajouter votre semaine de vacances sur le planning du congé de votre service, mais l’icône « Read Only » apparaît, car votre collègue est déjà dessus : il ne vous reste plus qu’à attendre que celui-ci veuille bien en sortir… Ou pire, vous n’avez pas remarqué que le tableau était en lecture seulement. Vous le modifiez, et enregistrez alors une nouvelle version sans même vous en rendre compte… Ce qui nous amène au problème suivant.

Les versions hors de contrôle

Vous souhaitez travailler sur une feuille de calcul, mais, en ouvrant le dossier, vous découvrez plusieurs documents :

• XXX Version 3.1 (actualisée)
• XXX Version 3.2
• XXX Version 4.0

Laquelle est la bonne ? Impossible de le savoir ! Si c’est le cas, inutile de blâmer votre tableur : c’est bel et bien un problème d’organisation du travail. Une petite réunion avec vos collègues s’impose pour remettre les choses en ordre.

Le manque de pratique

Le vélo, cela ne s’oublie pas, mais Excel, si ! Il est conseillé d’utiliser régulièrement un tableur afin de ne pas perdre la main. Cela vous évitera de ne plus vous rappeler où trouver certaines fonctions, ou d’appliquer un rabais de 2500 % (ou 0,25 %) au lieu de 25 % sur le prix de vente. Cela ne signifie pas que vous devez maîtriser les macros et tableaux dynamiques, mais qu’il est bon de connaître sur le bout des doigts toutes les fonctions les plus utiles. Vous continuez à maudire Excel et à regretter le bon vieux temps. La solution : sortez une feuille de papier, un crayon, une règle et créer votre propre tableau « à l’ancienne ». Il est fort probable qu’après seulement quelques heures, vous serez de nouveau convaincu de l’utilité des feuilles de calcul.